Etäyhteyden järjestäminen ja sen tekniset järjestelyt
 

Olen useamman kerran ollut teknisenä tukihenkilönä sekä pienemmissä verkkokokouksissa että suuremmissa auditoriosta lähetettävissä etälähetyksissä. Samat asiat/ongelmat tuppaavat nousemaan esille yhä uudestaan. Olen tähän kirjannut näitä asioita ja niiden mahdollisia ratkaisua. 

Ohjeita tilaisuuden tekniselle tukihenkilölle/järjestäjälle.
 
Ohjeistus on kirjoitettu käsittelemään sekä auditoriosta lähetettävien etälähetyksien, että pienempien verkkokokouksien järjestelyjä että teknistä tukea. Yleisenä ohjeena voidaan sanoa että pienempien verkkokokousten teknisen tuen voi yleensä hoitaa joku osallistujista mutta jo pienemmätkin auditoriosta lähettävät tapahtumat vaativat erillistä tukihenkilöä. Suuremmissa tapahtumissa tarvitaan yleensä jopa kahta tai useampaa tukihenkilöä.


Tilaisuuden verkkolähetykseen käytettävä ohjelma ja sen ominaisuudet
 
Tilaisuuden/kokouksen järjestämiseen käytettäviä ohjelmia on lukuisia erilaisia (Skype, Skype for Business, Adobe Connect yms.). Käytettävä ohjelma on hyvä miettiä etukäteen tarvittavien ominaisuuksien pohjalta. Olipa ohjelma mikä hyvänsä, on syytä tutustua ohjelman käyttöön ja sen ominaisuuksiin jo ennalta ja testata laitteiden (mikrofoni, kuulokkeet) toimivuus ko. ohjelmassa.


Luo/määritä kokoushuone hyvissä ajoin etukäteen
 
Tapahtumaan tarvittava kokoushuone kannattaa valita/luoda hyvissä ajoin. Kokoushuoneen asetukset on syytä asettaa etukäteen halutulla tavalla. Tällöin yllätyksiä ei pääse syntymään esimerkiksi sen takia että kaikki osallistujat saavat esittäjän oikeudet tai että osallistujien mikrofoni on oletusarvoisesti auki yms. Lisäksi osallistumislinkki kannattaa lähettää osallistujille hyvissä ajoin. Kokoushuoneen toiminta ja asetusten toimivuus kannattaa myös etukäteen testata

• Aseta kokouksen/huoneen asetukset etukäteen halutulla tavalla. Esim. pääsevätkö osallistujat suoraan huoneeseen vai täytyykö heidät jokainen hyväksyä kokoukseen erikseen. Pääsevätkö kokoukseen kaikki vai ainoastaan oman organisaation jäsenet. Ketkä osallistujista asetetaan esittäjiksi ja ketkä osallistujiksi yms.
• Mikäli mahdollista aseta osallistujien mikrofonin/Web-kameran käyttöoikeudet etukäteen.
• Lähetä kokouksen/etähuoneen osallistumislinkki hyvissä ajoin etäosallistujille
• Muistuta etäosallistujia testaamaan laitteiden (mikrofoni, web-kamera) toimivuus jo ennen kokoukseen osallistumista. Esim. Skype for Business vaatii mikrofonin/äänentallennuslaitteen jotta kokouksen äänet kuuluisivat osallistujalle (pelkkä äänentoistolaite ei riitä)

Tee/hanki tapahtuman runko/käsikirjoitus jo ennakolta ja tutustu siihen
 
Tutustu tapahtuman/esityksen kulkuun ja siihen mitä/minkälaisia esityksiä kukin esittäjistä pitää. Varmista mitä materiaaleja esittäjät aikovat esittää.

• Numeroi ohjelmarungossa mainitut esitykset / puheenvuorot.

Varmista että sinulla on esitettävät materiaalit/tiedostot hallussasi hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista
 
Pyri siihen että saisit esitettävät materiaalit haltuusi hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista. Riippuen käytettävästä ohjelmistosta osa materiaaleista (esim. videotiedostot) voidaan joutua lataamaan etäpalvelimille kuten Adobe Connect palvelimeen tai Youtube-palveluun. Lisäksi voit joutua muuttamaan tiedostomuotoja. Lisäksi ei välttämättä ole olleenkaan selvää että esitettävän materiaalin tiedostonimestä käy suoraan selville kenen esittäjän materiaalista on kyse joten selvitä materiaalien esittäjät.

• Selvitä materiaalien/tiedostojen esittäjät ja numeroi esitettävät materiaalit/tiedostot tapahtuman runkoon tekemäsi numeroinnin mukaan
• Jos esitettävissä materiaaleissa on videoita, on huomioitava että esim. Skype for Business ja Adobe Connect eivät pysty välittämään videoiden ääntä etäosallistujille.
• Adobe Connect pystyy toistamaan ääntä jos video on muunnettu .flv muotoon ja se on ladattu Adobe Connect palvelimelle.
• Vaihtoehtona on ladata videot esim. Youtube-palveluun yms. Huom. varmista ennen lataamista videon esitysoikeudet.

Testaa laitteiden/huoneen/kokoustilan toimivuus hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkua
 
Älä luota siihen että laitteet toimivat koska ne ovat toimineet aina ennenkin. Mikäli esityksessä tarvitaan uusia äänentoista- tai tallennuslaitteita, tulee ne asentaa käyttöön ja testata hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.

• Testaa kokoushuoneen toimivuus erityisesti äänen osalta (kaiuttimet, kuulokkeet, mikrofoni)
• Jos äänentoisto ei toimi, tarkasta:
• Laitteen yleinen toimivuus ja sen liitännät
• Tarkasta äänenvoimakkuuden taso/mahdollinen mykistys:
• itse ohjelmasta (Skype for Business, Adobe Connect yms.)
• käyttöjärjestelmän asetuksista
• itse laitteesta (kuulokkeet, kaiuttimet, äänentoistojärjestelmä)
• Tarkasta oletusarvoinen äänentoistolaite käyttöjärjestelmän asetuksista
• Jos ääntä ei edelleenkään kuulu vaihda laite toiseen liitäntään tai vaihda koko laite.
• Jos mikrofoni ei toimi, tarkasta:
• Tarkasta laitteen toimivuus, liitännät ja mahdolliset paristot
• Mikäli mikrofoneja on useampi, tarkasta että oikea mikrofoni valittuna ohjelman (Skype for Business, Adobe Connect) asetuksista
• Tarkasta mikrofonin taso/mahdollinen mykistys:
• ohjelmasta (Skype for Business, Adobe Connect)
• käyttöjärjestelmän asetuksista
• itse laitteesta (mahdollinen mykistysnappi)
• äänentoistojärjestelmästä (esim. auditorion äänentoistojärjestelmä)
• Tarkasta oletusarvoinen äänentallennuslaite käyttöjärjestelmän asetuksista
• Varmista että sinulla on riittävästi paristoja paristokäyttöisiä laitteita varten.

Videon / Web-kameran käyttö
 
Kuvan käyttäminen etäyhteyksissä tulee harkita tarkkaan. Kuvan käyttäminen syö internetkaistaa ja saattaa huonontaa äänenlaatua. Jotkut ohjelmat kuten Skype for Business painottavat äänenlaatua. Skype for Business sulkeekin automaattisesti kuvan jos ohjelma huomaa että kaistanleveys ei riitä kunnolliseen äänen toistamiseen. Jos kuitenkin kuvaa halutaan käyttää, tulee kameran toiminta testata ennen kokousta ohjelman (Skype for Business, Adobe Connect) asetusten kautta. Jos kuvaa halutaan käyttää ja kaista ei tunnu riittävän, voidaan esittäjästä ottaa still-kuva ja asettaa se näkyville esityksen ajaksi.

• Testaa kameran toimivuus ja kuvan laatu ennen tapahtuman alkua.
• Jos kameraa pitää kääntää, selvitä teetkö sen itse vai tekeekö sen joku muu henkilö

Mikrofonin käytön ohjeistaminen tapahtuman esittäjille ja siihen osallistuville henkilöille
 
Ennen tapahtuman alkua kannattaa sopia yhteiset pelisäännöt siitä kuinka esittäjät käyttävät mikrofonia. Lisäksi kannattaa sopia siitä kuinka yleisö esittävät mahdolliset kysymykset niin että myös etäosallistujat voivat ne kuulla.

• Kerro esittäjille kuinka mikrofonia käytetään. Kerro esim. kuinka mikrofoni mykistetään tai mykistys poistetaan.
  
• Kerro millä etäisyydellä mikrofonia tulee pitää jotta ääni toistuisi parhaiten etäosallistujille.
• Kerro kuinka mahdollisten kysymysten kanssa toimitaan. Kysyvätkö etäosallistujat kysymykset oman mikrofoninsa välityksellä vai esim. keskusteluikkunan kautta. Kysymyksien esittämiselle kannattaa yleensä ohjeistaa tapahtumaan esityksen lopussa. On ehkä helpointa ohjeistaa esittämään kysymykset keskusteluikkunan avulla. Joku tapahtuman tukihenkilöistä voi sitten toistaa kysymykset jos esittäjä ei niitä itse pysty katsomaan.
• Jos samassa tilassa olevalta yleisöltä tulee kysymyksiä, tulee sopia siitä kuka vie mikrofonin kysymyksen esittäjälle vai toistetaanko kysymys mikrofoniin.
• Usein esittäjät unohtavat pitää mikrofonia suunsa edessä kääntäessään päätä esim. katsoessaan taulua.

Tilaisuuden nauhoittaminen
 
Jos tilaisuus halutaan nauhoittaa, tulee siitä sopia etukäteen. Nauhoitteen avulla ne henkilöt jotka eivät pääse osallistumaan tapahtumaan voivat myöhemmin tutustua tapahtuman sisältöön.

• Sovi nauhoittamisesta etukäteen tapahtuman järjestäjän kanssa
• Selvitä minne (verkkolevy, Youtube yms.) nauhoite tallennetaan ja kuinka tallenteen voi myöhemmin katsoa.

Etäosallistujien kirjaaminen
 
Usein tapahtumaan osallistuneista henkilöistä pidetään kirjaa nimilistan yms. avulla. Etäosallistujien nimet tulee tällöin kirjata erikseen.