Windows Sysinternals - Zoomit

Tässäpä ohjelma jonka jokaisen kouluttajan/opettajan tulisi tietää. Kysymyksessä on siis Windows Sysinternals Zoomit jonka avulla voi mm. suurentaa näyttöä ja piirtää siihen. Itse käytän ohjelmaa jatkuvasti …. ilman sitä en tulisi toimeen nyt kun sen käyttöön olen tottunut.

Ohjelma soveltuu käytettäväksi koulutustilanteessa jossa opettajan/kouluttajan näyttö esitetään videotykillä opiskelijoiden nähtäväksi. Usein tilanne on se että tekisi mieli suurentaa jokin osa näytöstä ja piirtää siihen…Zoomit kykenee tekemään juuri tämän. Ohjelman avulla voi siis suurentaa näyttöä, piirtää (kehyksiä, viivoja, nuolia), kirjoittaa näytölle yms. Ohjelmassa on mm. mukana myös aikalaskuri jonka avulla esim. tenttiin käytettävissä oleva aika on helppo näyttää videotykin avulla opiskelijoille.

Zoomit ei vaadi asentamista ja on tämän takia helposti käyttöön otettavissa.

 

Zoomit ohjelmaa on kätevintä käyttää näppäinkomennoilla. Yleisimmät tarvittavat näppäinyhdistelmät ja komennot ovat:

Ctrl+1 = suurenna näyttöä (hiiren rulla muuttaa näytön suurennustasoa)

• näpsäytä hiiren ensisijaisella painikkeella ja voit nyt piirtää näyttöön hiirellä
• B, G, R ja Y näppäimet vaihtavat piirtoväriä
• paina T näppäintä niin voit kirjoittaa näytölle  (Huom. skandit ä,ö yms. eivät toimí)
• pidä Ctrl+2 pohjassa niin voit piirtää näytölle hiirellä suorakulmion
• vaihto+Ctrl pohjassa voit piirtää nuolen (nuoli piirretään kärjestä loppua kohti)
• Ctrl+Z peruttaa edellä näytölle tehdyt toiminnot yksi kerrallaan
• Ctrl+C kopio zoomatun näytön leikepöydälle
• Ctrl+S tallentaa zoomatun näytön

Ctrl+2 = piirrä näytölle ilman että näyttö suurennetaan

• Voit tehdä kaikki samat toiminnot kuin edellisessäkin kohdassa.

Ctrl+3 = käynnistä laskuri

• Alt+Tab poistu laskurista keskeyttämättä sitä
• Palaa laskuriin tehtäväpalkin ilmoitusalueelta napsauttamalla hiirellä Zoomit kuvaketta
• Esc

Ctrl+4 = Live Zoom toiminto joka mahdollistaa näytön suurentamisen siten että näytön toiminnot ovat edelleen käytettävissä.

• Ctrl + nuoli ylös/alas muuttaa näytön suurennustasoa
• Ctrl + 4 palauttaa takaisin normaaliin käyttötilaan

Esc = lopeta ohjelman käyttö

Zoomit ohjelman voit ladata alla näkyvästä linkistä

https://technet.microsoft.com/en-us/sysinternals/zoomit.aspx

Kuvankaappausohjelmista…

Erilaisia ohjeita, ohjeistuksia ja materiaaleja nikkaroidessa tulee yleensä jossain vaiheessa eteen tilanne jossa pitäisi saada kaapattua näytöllä näkyvä kuva tai osa siitä materiaaliin liitettäväksi. Varsinkin sovellusohjelmien ohjeita ja oppaita tehtäessä tätä joutuu tekemään jatkuvasti. Keskityn tässä Windows päätelaitteisiin vaikka toki muissakin laitteissa voidaan kuvaruutukaappauksia näpsiä.

PrintScreen ja Alt+ PrintSreen painikkeet

Windowsin ominaisuuksiin on jo pitkään kuulunut mahdollisuus kopioida näytöllä näkyvä kuva leikepöydälle myöhemmin Liitä komennolla sovellukseen liitettäväksi.

PrintScreen painike kopio näytöllä/näytöillä näkyvän kuvan leikepöydälle. Alt painike pohjassa näpsäytetty PrintScreen kopioi leikepöydälle pelkästään aktiivisen ikkunan.

Kuvakaappaustyökalu / Leikkaustyökalu (snippingtool.exe)

Windows Vistasta lähtien kuvaruudulta on voinut kaapata kuvan ns. kuvakaappaustyökalulla. Kuvakaappaustyökalulla voi myös jossain määrin muokata kaapattua näyttökuvaa, tallentaa se tiedostoksi tai jopa lähettää kuva suoraan sähköpostilla eteenpäin. Esimerkiksi kryptisen virheilmoituksen kaappaaminen näytöstä sähköpostiin onnistu sillä helposti. Kun virheilmoitusten kopiointi tuli kerran puheeksi niin sanottakoon myös että Windowsin antaman virheilmoituksen voi kopioida leikepöydälle Ctrl + C näppäinyhdistelmällä. Sieltä se on sitten helppo liittää esim. sähköpostiin yms.

Vinkkinä mainittakoon vielä että mikäli kuvakaappaustyökalun avulla halutaan kaapata kuva esim. pudotusvalikosta, täytyy valikon avaamisen jälkeen painaa Ctrl pohjassa PrintScreen näppäintä. Tämä mahdollistaa myös avoimen valikon kaappaamisen.

 

Microsoft Office Snip

Microsoft tarjoaa myös ilmaista Microsoft Office Snip sovellusta. Ohjelman avulla näytöltä kaapattua leikettä voi käsitellä esimerkiksi piirtämällä siihen tai kommentoimalla sitä mikrofoniin puhutulla äänileikkeellä joka sitten liitetään kuvaan. Leikkeen voi jakaa usealla eri tavalla esim. sosiaalisenmedian, pilvipalvelulinkin yms. avulla. Ohjelmassa on myös kuvakaappaustyökalusta puuttuva ominaisuus jossa näytöltä kaapattava leikkeen aloitus- ja lopetuspiste voidaan määritellä tarkemmin “suurennuslasin” avulla. Ohjelman avulla voidaan kaapata myös Web-kamerasta näkyvä kuva.

Ohjelman voi ladata osoitteesta https://mix.office.com/snip

 

Esittäjän muistilista sujuvaan verkkokokoukseen

Kun kerran lähdin avautumaan etäyhteyden järjestämiseen liittyvistä asioista, niin jatketaan nyt sitten vielä hieman samalla linjalla.

Seuraavaksi olen kirjannut asioita jotka verkkoon lähetettävässä tapahtumassa esiintyvän henkilön olisi hyvä huomioida. Olen siis kirjannut asioita sellaisen henkilön näkökulmasta jonka ei tarvitse huolehtia teknisestä ylläpidosta….ainoastaan esiintyä ja esittää oma esityksensä. Asiat on kirjattu siten että niistä olisi apua sekä omalta päätelaitteelta että auditoriosta lähetettävissä tapahtumissa.

 

Ennen kokousta

Kokouslinkki:

Jos osallistut kokoukseen omalta päätelaitteeltasi käsin itsenäisesti, varmista että tiedät kokouslinkin jonka kautta osallistut kokoukseen. Kysy tarvittaessa kokouslinkki tapahtuman järjestäjältä. Varmista myös että linkki toimii ja viittaa oikeaan kokoukseen.

Laitteet:

Tarvitset äänentoistolaitteen (sankakuulokkeet, kokouskaiuttimen yms.) kuullaksesi tapahtuman äänet.  Esittäjänä sinulla pitää olla myös mikrofoni kytkettynä päätelaitteeseen jotta oma esityksesi kuuluisi muille osallistujille. Hieman erikoisesti Skype for Business eli entinen Lync ohjelma haluaa tunnistaa äänentallennuslaitteen (mikrofoni) myös sen takia  että muiden esittäjien äänet kuuluisivat. Mikrofonia tarvitaan Skype for Business / Lyncissä myös siis sen takia että esityksen äänet ylipäätään kuuluvat.

Estä äänen kiertäminen !! 

Äänen kiertämisellä tarkoitetaan sitä että omasta äänentoistolaitteesta tuleva ääni toistuu suoraan omaan mikrofoniin…jolloin se toistuu taas kaiuttimiin….ja taas mikrofoniin…ja niin edelleen…ääni lähtee siis kiertämään äänentallennuslaitteen ja toistolaitteen välillä ja kuuluu häiritsevänä vinkumisena tai kaikuna.

Jos osallistut kokoukseen itsenäisesti omalta päätelaitteeltasi käsin, käytä aina kuulokemikrofonia. Kuulokemikrofoni ei ota vastaan korvia vasten olevien kuulokkeiden toistamaa ääntä joten kiertämistä ei pääse tapahtumaan.

Jos samassa tilassa on useampi henkilö ja heidän tulee pystyä kommentoimaan tapahtuman kulun aikana, käytä aina kokouskaiutinta. Kokouskaiutin sisältää tehokkaan mikrofonin joka on yhteiskäyttöinen kaikille samassa tilassa oleville. Kokouskaiutin osaa lisäksi sulkea oman mikrofoninsa kun ääni toistuu kokouskaiuttimesta. Pahin vaihtoehto on käyttää tavallisia kaiuttimia..tällä varmistetaan äänen kiertäminen kohtuullisen tehokkaasti. 

Varmista ennen kokousta että äänentallennus (mikrofoni) ja äänentoistolaitteesi (kuulokkeet) toimivat. Älä luota siihen että ovat ne aina ennenkin toimineet.

Skype for Business / Lync ohjelman äänilaite asetukset voi tarkistaa ohjelman asetuksista (hammasratas) – Äänilaiteasetukset – Äänilaite. Varmista että oikea mikrofoni on valittuna ja testaa sen toiminta Tarkista puhelun laatu painikkeen avulla.

 

Skype for Busines / Lync ohjelmassa on huomattava että mikrofonin käyttöön vaikuttavat myös ohjelman lisenssiasetukset. Lisensseihin liittyvät asiat on selvitettävä tietohallinnon kanssa.

Adobe Connect ohjelmassa äänilaitteen toiminnan voi tarkastaa menemällä kokoukseen ja valitsemalla Meeting valikosta Audio Setup Wizard. Varmista että kohdassa 2/4 Select Microphone on oikea mikrofoni valittuna ja tarkasta sen toiminta seuraavassa 3/4 Tune Microphone Volume ikkunassa olevan Record painikkeen avulla.

 

Esitettävät materiaalit

Jos sinun täytyy toimittaa esitettävät materiaalit (tiedostot) tapahtuman järjestäjälle, muista tehdä se hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista. Muista myös nimetä materiaali järkevällä tavalla niin että tiedostonimestä käy heti selville esittäjän nimi ja esityksen aihe. Näin tapahtuman ylläpidosta vastaavan henkilön on helpompi tunnistaa materiaalisi muiden materiaalien joukosta. Ilmoita myös aiotko esittää tapahtuman aikana videoita tai avaatko internet/intra sivustoja (mainitse myös mitä sivustoja) tapahtuman aikana. Esitettävien videoiden äänten toistaminen etäosallistujille voi vaatia tekniseltä tukihenkilöltä säätämistä. Internetiin tai intranettiin viittaavat linkit eivät voi viitata sivustoihin jotka eivät ole esitykseen käytettävältä päätelaitteelta saatavissa.

Kuka laittaa esittämäsi materiaalit näkyville..sinä itse vai tapahtuman tekninen tukihenkilö?

Kuka vaihtaa materiaalisivuja esityksesi aikana..sinä itse vai joku muu? Jos vaihdat sivuja itse onko sinulla käytössäsi sitä varten jokin laite. Kuinka tämä laite toimii? Jos käytettävissä ei ole laitetta kuinka annat merkin sivun vaihtamisesta?

”Lunttilappu”

Tulosta tapahtumassa esittämäsi esitys myös paperiversiona. Näin voit halutessasi ”luntata” siitä esityksesi aikana. Jos sinulla on toinen näyttö käytettävissäsi voi käyttää sitä samaan tarkoitukseen.

Tapahtuman protokolla

Selvitä jo etukäteen miten mahdolliset kysymykset käsitellään. Saavatko kaikki osallistujat käyttää mikrofonia vai onko sen käyttö varattu vain esittäjille. Esitetäänkö “etäilijöiden” kysymykset etäohjelmiston keskusteluikkunassa? Jos kysymyksessä on ns. auditoriotapahtuma kuka toistaa mahdolliset kysymykset mikrofoniin muiden osallistujien kuultavaksi (esittäjä itse vai tekninen tukihenkilö)? Esityksen aikataulu?

Mikrofonin käyttö

Selvitä mikrofonin tekninen käyttö hyvissä ennen tapahtuman alkamista. Mistä mikrofoni mykistetään ja missä on sen virtapainike?

Jos mikrofoneja on useampi mitä niistä tulet käyttämään ja kuinka käytät sitä? Kuinka kaukana/lähellä suutasi mikrofonia tulee pitää että äänesi kuuluisi kunnolla? Kuinka lujaa sinun täytyy puhua että äänesi kuuluisi ja taas toisaalta äänesi ei alkaisi säröillä.

Huomaa että jos käännät päätäsi (esim. katsoessasi auditorion seinällä näkyvää esitystä), sinun tulee silti pitää mikrofoni oikealla paikalla.

 

Kokouksen aikana

Esitettävät materiaalit ja näytön jakaminen

Jos et avaa materiaalia itse esitettäväksi huolehdi siitä että oikea materiaali tulee avatuksi.

Jos et itse pysty vaihtamaan materiaalin sivuja esityksesi aikana, näytä asiasta vastaavalle henkilölle selvä merkki siitä milloin sivua pitää vaihtaa.

Jos jaat materiaalin/näytön itse, muista että et tuo näyttöön materiaaleja joita et halua yleisön näkevän.

Mikrofonin käyttö ja liikehtiminen:

Muista miten mikrofonia tulee käyttää jotta äänesi kuuluisi hyvin. Älä väitä että äänesi kyllä kuuluu takariviin….internetiin asti se ei kuitenkaan kuulu.

Muista yleisöstä tulevien kysymysten toistaminen jos kysymyksen esittäjällä ei ole omaa mikrofonia tai kysymys esitetään keskusteluikkunassa.

Jos tapahtuma kuvataan, älä kävele tarpeettomasti ympäriinsä.

Muista sulkea/mykistää mikrofoni kun et käytä sitä. Huokauksia, haukotuksia ja yskimisiä eivät muut halua kuulla..puhumattakaan vessan äänistä mikäli käytössäsi sattuu olemaan langaton kuulokemikrofoni ja vessahätä yllättää.

Pysy aikataulussa, älä säädä

Yritä esittää esityksesi ennalta määrätyn ajan kuluessa. Jos suunnitelit jo etukäteen kuinka ja miten esität asiasi (toivottavasti näin), pysy suunnitelmassasi…älä säädä. Älä pyydä teknistä tukihenkilöä muuttamaan materiaalia tai avaamaan ylimääräisiä nettisivuja, verkkoasemia yms. esityksesi aikana.

Etäyhteyden järjestäminen ja sen tekniset järjestelyt
 

Olen useamman kerran ollut teknisenä tukihenkilönä sekä pienemmissä verkkokokouksissa että suuremmissa auditoriosta lähetettävissä etälähetyksissä. Samat asiat/ongelmat tuppaavat nousemaan esille yhä uudestaan. Olen tähän kirjannut näitä asioita ja niiden mahdollisia ratkaisua. 

Ohjeita tilaisuuden tekniselle tukihenkilölle/järjestäjälle.
 
Ohjeistus on kirjoitettu käsittelemään sekä auditoriosta lähetettävien etälähetyksien, että pienempien verkkokokouksien järjestelyjä että teknistä tukea. Yleisenä ohjeena voidaan sanoa että pienempien verkkokokousten teknisen tuen voi yleensä hoitaa joku osallistujista mutta jo pienemmätkin auditoriosta lähettävät tapahtumat vaativat erillistä tukihenkilöä. Suuremmissa tapahtumissa tarvitaan yleensä jopa kahta tai useampaa tukihenkilöä.


Tilaisuuden verkkolähetykseen käytettävä ohjelma ja sen ominaisuudet
 
Tilaisuuden/kokouksen järjestämiseen käytettäviä ohjelmia on lukuisia erilaisia (Skype, Skype for Business, Adobe Connect yms.). Käytettävä ohjelma on hyvä miettiä etukäteen tarvittavien ominaisuuksien pohjalta. Olipa ohjelma mikä hyvänsä, on syytä tutustua ohjelman käyttöön ja sen ominaisuuksiin jo ennalta ja testata laitteiden (mikrofoni, kuulokkeet) toimivuus ko. ohjelmassa.


Luo/määritä kokoushuone hyvissä ajoin etukäteen
 
Tapahtumaan tarvittava kokoushuone kannattaa valita/luoda hyvissä ajoin. Kokoushuoneen asetukset on syytä asettaa etukäteen halutulla tavalla. Tällöin yllätyksiä ei pääse syntymään esimerkiksi sen takia että kaikki osallistujat saavat esittäjän oikeudet tai että osallistujien mikrofoni on oletusarvoisesti auki yms. Lisäksi osallistumislinkki kannattaa lähettää osallistujille hyvissä ajoin. Kokoushuoneen toiminta ja asetusten toimivuus kannattaa myös etukäteen testata

• Aseta kokouksen/huoneen asetukset etukäteen halutulla tavalla. Esim. pääsevätkö osallistujat suoraan huoneeseen vai täytyykö heidät jokainen hyväksyä kokoukseen erikseen. Pääsevätkö kokoukseen kaikki vai ainoastaan oman organisaation jäsenet. Ketkä osallistujista asetetaan esittäjiksi ja ketkä osallistujiksi yms.
• Mikäli mahdollista aseta osallistujien mikrofonin/Web-kameran käyttöoikeudet etukäteen.
• Lähetä kokouksen/etähuoneen osallistumislinkki hyvissä ajoin etäosallistujille
• Muistuta etäosallistujia testaamaan laitteiden (mikrofoni, web-kamera) toimivuus jo ennen kokoukseen osallistumista. Esim. Skype for Business vaatii mikrofonin/äänentallennuslaitteen jotta kokouksen äänet kuuluisivat osallistujalle (pelkkä äänentoistolaite ei riitä)

Tee/hanki tapahtuman runko/käsikirjoitus jo ennakolta ja tutustu siihen
 
Tutustu tapahtuman/esityksen kulkuun ja siihen mitä/minkälaisia esityksiä kukin esittäjistä pitää. Varmista mitä materiaaleja esittäjät aikovat esittää.

• Numeroi ohjelmarungossa mainitut esitykset / puheenvuorot.

Varmista että sinulla on esitettävät materiaalit/tiedostot hallussasi hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista
 
Pyri siihen että saisit esitettävät materiaalit haltuusi hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista. Riippuen käytettävästä ohjelmistosta osa materiaaleista (esim. videotiedostot) voidaan joutua lataamaan etäpalvelimille kuten Adobe Connect palvelimeen tai Youtube-palveluun. Lisäksi voit joutua muuttamaan tiedostomuotoja. Lisäksi ei välttämättä ole olleenkaan selvää että esitettävän materiaalin tiedostonimestä käy suoraan selville kenen esittäjän materiaalista on kyse joten selvitä materiaalien esittäjät.

• Selvitä materiaalien/tiedostojen esittäjät ja numeroi esitettävät materiaalit/tiedostot tapahtuman runkoon tekemäsi numeroinnin mukaan
• Jos esitettävissä materiaaleissa on videoita, on huomioitava että esim. Skype for Business ja Adobe Connect eivät pysty välittämään videoiden ääntä etäosallistujille.
• Adobe Connect pystyy toistamaan ääntä jos video on muunnettu .flv muotoon ja se on ladattu Adobe Connect palvelimelle.
• Vaihtoehtona on ladata videot esim. Youtube-palveluun yms. Huom. varmista ennen lataamista videon esitysoikeudet.

Testaa laitteiden/huoneen/kokoustilan toimivuus hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkua
 
Älä luota siihen että laitteet toimivat koska ne ovat toimineet aina ennenkin. Mikäli esityksessä tarvitaan uusia äänentoista- tai tallennuslaitteita, tulee ne asentaa käyttöön ja testata hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.

• Testaa kokoushuoneen toimivuus erityisesti äänen osalta (kaiuttimet, kuulokkeet, mikrofoni)
• Jos äänentoisto ei toimi, tarkasta:
• Laitteen yleinen toimivuus ja sen liitännät
• Tarkasta äänenvoimakkuuden taso/mahdollinen mykistys:
• itse ohjelmasta (Skype for Business, Adobe Connect yms.)
• käyttöjärjestelmän asetuksista
• itse laitteesta (kuulokkeet, kaiuttimet, äänentoistojärjestelmä)
• Tarkasta oletusarvoinen äänentoistolaite käyttöjärjestelmän asetuksista
• Jos ääntä ei edelleenkään kuulu vaihda laite toiseen liitäntään tai vaihda koko laite.
• Jos mikrofoni ei toimi, tarkasta:
• Tarkasta laitteen toimivuus, liitännät ja mahdolliset paristot
• Mikäli mikrofoneja on useampi, tarkasta että oikea mikrofoni valittuna ohjelman (Skype for Business, Adobe Connect) asetuksista
• Tarkasta mikrofonin taso/mahdollinen mykistys:
• ohjelmasta (Skype for Business, Adobe Connect)
• käyttöjärjestelmän asetuksista
• itse laitteesta (mahdollinen mykistysnappi)
• äänentoistojärjestelmästä (esim. auditorion äänentoistojärjestelmä)
• Tarkasta oletusarvoinen äänentallennuslaite käyttöjärjestelmän asetuksista
• Varmista että sinulla on riittävästi paristoja paristokäyttöisiä laitteita varten.

Videon / Web-kameran käyttö
 
Kuvan käyttäminen etäyhteyksissä tulee harkita tarkkaan. Kuvan käyttäminen syö internetkaistaa ja saattaa huonontaa äänenlaatua. Jotkut ohjelmat kuten Skype for Business painottavat äänenlaatua. Skype for Business sulkeekin automaattisesti kuvan jos ohjelma huomaa että kaistanleveys ei riitä kunnolliseen äänen toistamiseen. Jos kuitenkin kuvaa halutaan käyttää, tulee kameran toiminta testata ennen kokousta ohjelman (Skype for Business, Adobe Connect) asetusten kautta. Jos kuvaa halutaan käyttää ja kaista ei tunnu riittävän, voidaan esittäjästä ottaa still-kuva ja asettaa se näkyville esityksen ajaksi.

• Testaa kameran toimivuus ja kuvan laatu ennen tapahtuman alkua.
• Jos kameraa pitää kääntää, selvitä teetkö sen itse vai tekeekö sen joku muu henkilö

Mikrofonin käytön ohjeistaminen tapahtuman esittäjille ja siihen osallistuville henkilöille
 
Ennen tapahtuman alkua kannattaa sopia yhteiset pelisäännöt siitä kuinka esittäjät käyttävät mikrofonia. Lisäksi kannattaa sopia siitä kuinka yleisö esittävät mahdolliset kysymykset niin että myös etäosallistujat voivat ne kuulla.

• Kerro esittäjille kuinka mikrofonia käytetään. Kerro esim. kuinka mikrofoni mykistetään tai mykistys poistetaan.
  
• Kerro millä etäisyydellä mikrofonia tulee pitää jotta ääni toistuisi parhaiten etäosallistujille.
• Kerro kuinka mahdollisten kysymysten kanssa toimitaan. Kysyvätkö etäosallistujat kysymykset oman mikrofoninsa välityksellä vai esim. keskusteluikkunan kautta. Kysymyksien esittämiselle kannattaa yleensä ohjeistaa tapahtumaan esityksen lopussa. On ehkä helpointa ohjeistaa esittämään kysymykset keskusteluikkunan avulla. Joku tapahtuman tukihenkilöistä voi sitten toistaa kysymykset jos esittäjä ei niitä itse pysty katsomaan.
• Jos samassa tilassa olevalta yleisöltä tulee kysymyksiä, tulee sopia siitä kuka vie mikrofonin kysymyksen esittäjälle vai toistetaanko kysymys mikrofoniin.
• Usein esittäjät unohtavat pitää mikrofonia suunsa edessä kääntäessään päätä esim. katsoessaan taulua.

Tilaisuuden nauhoittaminen
 
Jos tilaisuus halutaan nauhoittaa, tulee siitä sopia etukäteen. Nauhoitteen avulla ne henkilöt jotka eivät pääse osallistumaan tapahtumaan voivat myöhemmin tutustua tapahtuman sisältöön.

• Sovi nauhoittamisesta etukäteen tapahtuman järjestäjän kanssa
• Selvitä minne (verkkolevy, Youtube yms.) nauhoite tallennetaan ja kuinka tallenteen voi myöhemmin katsoa.

Etäosallistujien kirjaaminen
 
Usein tapahtumaan osallistuneista henkilöistä pidetään kirjaa nimilistan yms. avulla. Etäosallistujien nimet tulee tällöin kirjata erikseen.